Знаете ли, че средностатистическият професионалист губи около една четвърт от работната си седмица в преглед на имейлите си? Въпреки това доста малка част от хората да овладели етикета на общуването чрез електронна поща наистина добре, смята авторката и консултант по делово общуване Барбара Пачтър.
В книгата си „Основи на бизнес етикета” Пачтър откроява основните правила на имейл комуникацията в бизнеса. Ето най-важните от тях.
1. Формулирайте ясно темата на писмата
Като подходящи примери тя посочва: „Датата на срещата е преместена”, „Въпрос, свързан с вашата презентация” или „Предложение по вашата заявка”. Много често хората решават дали изобщо да отворят писмото като се ориентират по темата.
2. Дръжте се професионално
Когато работите за дадена компания, обикновено се налага да използвате корпоративната поща. Ако работите за себе си и периодично използвате личната си поща, внимавайте при избора на адреса. Той винаги трябва да съдържа вашето име, за да е съвсем ясно кой изпраща писма. Никога не използвайте адрес, който съдържа означения, нямащи нищо общо с работата ви: например, babygirl@...или beerlover@... Несериозно е, и веднага ви пишат черна точка.
3. Помислете два пъти преди да натиснете „Reply All”
Никой не обича да чете писма с още 20 души едновременно. Не бързайте да зададете опцията „Reply All”, докато не проверите и не се убедите, че всеки в списъка ви с адреси трябва да прочете вашия отговор.
4. Използвайте професионални обръщения
По-свободните маниери с поздрави от рода на „Здрасти!” „Йо, Ей!” нямат място в деловата поща, казва Пачтър. По-добре е да започвате със „Здравейте”, или „Добър ден.” Освен това, изписвайте пълните имена на хората, с които общувате, а не умалителни форми, съветва още тя.
5. Не прекалявайте с възклицателните знаци
Ако смятате да поставяте възклицателни знаци в писмо, особено, когато съдържа оферта или друг тип предложение, то го направете само веднъж. Хората често се увличат и поставят възклицателни знаци в края на всяко изречение от електронните си писма. В резултат писмото изглежда твърде емоционално, строго, понякога дори заплашително.
6. Внимателно с шегичките
Иронията често се губи като нюанс в невербалната реч: ние не чуваме интонацията и не виждаме изражението на лицето на събеседника. Добре е чувството за хумор да се включи в професионалната кореспонденция едва след като опознаете добре адресата.
7. Разни хора, разни идеали
Често между хората възниква неразбиране заради културни различия. Особено когато си пишат, без да се познават добре. Представителите на някои култури като японците, китайците, арабите например искат първо да опознаят човек по-добре и тогава да се пристъпи към съвместна работа. За тях е по-приемливо да пишат и получават по-лични писма. От друга страна, по-дистанцирани нации в общуването като германците, американците или скандинавците предпочитат колкото се може по-бързо да се премине към деловата част в кореспонденцията.
8. Винаги отговаряйте
Наистина не е лесно да се отделя достатъчно време за отговор на всяко писмо, предназначено за вас, но се старайте да го правите. Отговаряйте дори ако писмото е пратено до вас погрешка, особено, ако този, който го е изпратил, посочва, че очаква отговор. Това е признак не само за добро възпитание, а и за качества, които предизвикват доверие към вас – особено важно предимство в професионална среда.
9. Четете, преди да изпратите
Грешките в писмен текст никога не остават незабелязани. Възможно е дори да дискредитират репутацията ви. Затова преди да изпратите писмо, прочетете го поне веднъж, по възможност - на глас.
Коментари